لكل من المريض ، الطبيب والمستشفى من خلال المحافظة على سرية الملفات الطبية .
3-يقوم قسم السجلات الطبية بتأمين وتجهيز كافة الملفات التي تطلب من قبل الجسم الطبي أو اللجان المختلفة ( MORTALITY – MORBIDITY وغيرها ... ) للإطلاع على الملفات وتقييم العناية الطبية .
4-إن دوام العمــل الرسمي في قسم السجلات الطبية هو من الساعة 7.30AM حتى الساعة 3.30P.M لمدة ستة أيام أسبوعياً . لكنه فعلياً مجهز لتأمين وتحضير الملفات الطبية في الحالات الطارئة على مدار 24 ساعة عبر نظام الــ CALL الموجود.
5-اعتماد نظام الحفظ الرقمي : أي حفظ الملفات على الرفوف عبر التسلسل الرقمي أي من الأصغر للأكبر (هذا الرقم يعطى للمريض عند دخوله للمستشفى لأول مرة عبر مكتب الدخول . وهذا الرقم يرافق المريض عند دخولــه في المرات المتتالية ) .
6-يعتمد قسم السجلات الطبية فهرس ممكنن( Client Index ) يساعده على معرفة أسماء المرضى الداخليين إلى المستشفى وهو يتضمن :
* اسم المريض الثلاثي .
* تاريخ ومحل الولادة .
* الجنس .
* العنوان .
* رقم الهاتف .
* اسم الطبيب المعالج .
* رقم الغرفة .
* تاريخ الدخول .
* تاريخ المغادرة .
* الجهة الضامنة .
7- يعتمد قسم السجلات الطبية نظام الحفظ الدائم للملفات الطبية ولا يلجأ إلى تلف أي ملف من الملفات القديمة .
